部・課単位で内線番号を設定すれば、PBXの費用を節約できる

　先日、会社で新入社員が入社をしました。彼のPCとLANポイントは確保をしたのですが、電話機を設置するのを忘れていました。IT会社に連絡をしたところ、「すでにPBX内の内線番号は全て使い切っています。追加の場合、PBXを購入する必要があります」とのことでした。しかも、現在使用しているPBXはすでに生産を停止しているタイプです。

　ここで、何とか節約する方法はないかと考えました。その時に、同僚から

「二人で一つの内線番号を使えばいい」

　とアドバイスをされました。そうです！別に必ずしも個人の内線番号でなくてもいいのです。どのみち、外出していることもあるし、自分の内線番号を知らない場合は別のものが応対しています。

　PBXは上海ではPanasonicが最もメジャーです。他にはNECも販売しておりますが、数千元から数万元とする高価なものです。ほとんどのお客様が、社員数に合わせて内線番号を用意しますが、本当に必要でしょうか？実際は、その課や部門で一つの内線番号で十分ではないでしょうか。確かに個室の役職者は必要だと思いますが、それ以外のメンバーは内線を受けるときに若干不便かと思いますが、慣れの問題だと思います。ただ、内線をならしたときにその部門全ての電話が鳴ると問題ですね。この辺は設定で何とかなるか、今度IT会社に確認をしたいと思います。

★オフィスコスト削減のヒント：

　PBXの内線数は、社員数に合わせるのではなく、部門・課単位にすれば削減できる。内線数が少なければ、安いPBXで対応可能で増員の際も追加購入の必要が少なくなる。